Als digitale Steuerberatungskanzlei bieten wir unseren Mandanten eine moderne Form der Zusammenarbeit, bei der Prozesse elektronisch und weitgehend automatisiert ablaufen. Ziel der Nutzung digitaler Lösungen ist es, Abläufe effizienter, transparenter und ortsunabhängig zu gestalten.
Belege werden bei uns nicht in Papierform eingereicht, sondern digital über unser browserbasiertes Mandantenportal zur Verfügung gestellt. Genauso handhaben wir es mit Lohn- und Buchhaltungsauswertungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüssen. Auch die übrige Kommunikation läuft bei uns in der Kanzlei hauptsächlich über die Nachrichtenfunktion in unserem Mandantenportal. So liegen alle relevanten Informationen und große Teile der Kommunikation zentral an einem Ort und können jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden.
Ganz klarer Vorteil der digitalen Zusammenarbeit im Vergleich zur klassischen papierbasierten Arbeitsweise ist, dass viele manuelle Zwischenschritte entfallen. Allen voran die Zusammenstellung und der Transport des Pendelordners.
Rechnungen, die der Unternehmer mittlerweile sowieso weitgehend per E-Mail erhält, müssen nicht mehr ausgedruckt, abgeheftet und in unsere Kanzlei gebracht werden. Stattdessen greifen digitale Systeme heute ineinander und ermöglichen eine schnelle, automatisierte Weiterleitung an unser Mandantenportal direkt per E-Mail. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Und zusätzlich kann durch die Automatisierung auch nichts mehr vergessen werden. Auf diesem Wege können wir schon wenige Tage nach Monatsende aktuelle Auswertungen liefern, mit denen wirklich gearbeitet werden kann, da uns die vollständigen Belege in Echtzeit vorliegen.
Trotz aller Digitalisierung bleibt die persönliche Beratung aber ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit. Für individuelle Herausforderungen entwickeln wir gemeinsam mit unseren Mandanten individuelle Strategien und konkrete Handlungsempfehlungen. Digitale Steuerberatung bedeutet also nicht, dass der persönliche Kontakt entfällt – vielmehr wird er durch effiziente Prozesse ergänzt und unterstützt. Eine Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse führt also keineswegs dazu, dass die Qualität der Zusammenarbeit oder der Beratungsleistung leidet.
Unsere digitale Steuerberatung folgt klar strukturierten Abläufen, die den Austausch zwischen unseren Mandanten und uns effizient und transparent gestaltet. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit machen wir uns zunächst ein Bild vom Set-Up unserer Mandanten und erarbeiten zusammen, für welche Prozesse digitale Lösungen benötigt werden. Klassischerweise handelt es sich hier meistens um Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Lohndaten und Buchhaltungsbelege sowie Belegfreigaben. Im zweiten Schritt erhalten unsere Mandanten ihre Zugänge und eine entsprechende Einweisung zu den bereitgestellten Tools.
Sollten die unternehmensinternen Belegprozesse noch weitgehend analog stattfinden, unterstützen wir mit Rat und Tat dabei, die Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Digitalisierung spielt nämlich nicht nur uns – den Steuerberatern – in die Hände, sondern setzt auch in den Mandatsunternehmen erhebliche Ressourcen frei.
Ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant ist die digitale Belegübermittlung. Anstatt Papierunterlagen zu sammeln und persönlich in die Kanzlei zu bringen, werden Belege direkt digital an uns übermittelt. Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten – per Drag & Drop oder per E-Mail an unser Mandantenportal oder auch per mobiler Scanfunktion mit unserer App. So ist sichergestellt, dass Belege zeitnah hochgeladen und damit auch zeitnah verbucht werden können. Dieses Vorgehen sorgt außerdem dafür, dass alle relevanten Daten vollständig und jederzeit verfügbar sind, ohne dass physische Unterlagen transportiert oder archiviert werden müssen.
Spezielle Ordner und Ablagesysteme in unserem Mandantenportal sorgen dafür, dass auch Dokumente, die erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschluss relevant werden (zum Beispiel Inventurlisten und Warenbestände, Pensionsgutachten oder Darlehenskontoauszüge) unterjährig so an uns übergeben werden können, dass sie im Eifer des unterjährigen Gefechts nicht untergehen und zu dem Zeitpunkt, zu dem sie relevant werden, bereits vorliegen.
Auch die relevanten Daten für die Lohnabrechnungen können direkt über unser Mandantenportal kommuniziert werden. Lohnanpassungen und Stundenzettel müssen nicht mehr per Post oder E-Mail verschickt, sondern können einfach und effizient mitarbeiterspezifisch im Mandantenportal zugeordnet werden.
Die Kommunikation zwischen unseren Mandanten und uns erfolgt außerdem flexibel und bedarfsgerecht. Anstatt der klassischen Kommunikationswege wie Post und E-Mail kommen häufig auch digitale Kommunikationslösungen oder Videokonferenzen zum Einsatz. Rückfragen werden über das Mandantenportal schnell geklärt, wichtige Informationen stehen somit allen Beteiligten zentral an einer Stelle zur Verfügung. Persönliche Gespräche sind weiterhin möglich, werden jedoch oft gezielt für komplexere Themen genutzt.
Im Hintergrund verarbeiten wir die von unseren Mandanten bereitgestellten Daten und erstellen auf deren Basis die laufenden Auswertungen und Meldungen an das Finanzamt, Steuerberechnungen und betriebswirtschaftliche Analysen. Unsere Arbeitsergebnisse stellen wir unseren Mandanten wiederum ebenfalls digital über unser Mandantenportal zur Verfügung. Unsere Mandanten können sich so zeitnah nach Monatsende einen aktuellen Überblick über ihre finanzielle Situation verschaffen und ihr Unternehmen entsprechend schnell und zielgerichtet steuern.
Durch unsere digitale Steuerberatung bieten wir unseren Mandanten zahlreiche Vorteile, die weit über die klassische Zusammenarbeit hinausgehen. Durch den Einsatz digitaler und moderner Prozesse wird die Zusammenarbeit deutlich effizienter und transparenter und dadurch um ein Vielfaches komfortabler gestaltet.
Durch unseredigitalen Lösungen können unsere Mandanten uns ihre Belege und Unterlagen schnell und unkompliziert online übermitteln. Der Prozess lässt sich im Optimalfall sogar so aufstellen, dass keinerlei manueller Eingriff mehr notwendig ist. Da auf diesem Wege das manuelle Sortieren, Ablegen und Versenden von Dokumenten entfällt, ergibt sich für unsere Mandanten eine erhebliche Zeitersparnis, die freie Kapazitäten für das Kerngeschäft schafft.
Da unsere digitalen Lösungen allesamt browserbasiert sind, besteht für unsere Mandanten darüber hinaus der Vorteil, zu jeder Zeit von überall aus auf ihre Dokumente zugreifen zu können. Und weil wir auch die Kommunikation mit unseren Mandanten weitgehend digital abbilden, können so jederzeit und überall alle relevanten Daten eingesehen werden. Dadurch wird Transparenz und Nachvollziehbarkeit geschaffen und die Effizienz der Abläufe erheblich gesteigert. Da zum Beispiel die Buchhaltungsbelege in Echtzeit an uns übermittelt werden können, haben wir die Möglichkeit, aktuelle Auswertungen vollständig und zeitnah zu liefern. Der Überblick unserer Mandanten über die aktuelle finanzielle Lage ihrer Unternehmen verbessert sich daher enorm.
Die Digitalisierung und Automatisierung der Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und Unternehmen trägt ganz deutlich dazu bei, administrative Aufwände in den Mandatsunternehmen spürbar zu reduzieren. Der Papierbedarf sinkt merklich, Archivierungsprozesse vereinfachen sich und viele organisatorische Aufgaben entfallen schlicht. Das spart Zeit und Kosten und schafft Freiräume für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Während kleinere, agilere Unternehmen und Start-Ups schon länger auf digitale Steuerberatung setzen, wird diese Form der Zusammenarbeit aktuell auch zunehmend für größere Unternehmen relevant. Denn auch hier liefert ein zeitgemäßes und effizientes Controlling die Grundlage für alle steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Entscheidungen, die zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit von Nöten sind. Und genau dafür werden aktuelle Zahlen benötigt, denn eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die die finanzielle Situation von vor sechs Wochen darstellt, kann keine fundierte Grundlage für weitreichende Entscheidungen, Kostenplanungen oder Investitionen sein. Aktuelle betriebswirtschaftliche Zahlen kann es aber nur geben, wenn Abläufe automatisiert und Fehlerquellen reduziert werden. Und dafür ist die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater unerlässlich.
Die Umstellung auf eine digitale Zusammenarbeit ist oftmals einfacher, als es in vielen Unternehmen befürchtet wird. Denn für die internen Prozesse werden ohnehin vielfach bereits Programme wie Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme genutzt, die sich meist ohne viel Aufwand in unsere digitalen Abläufe integrieren lassen. Das ermöglicht eine zeitnahe Erstellung der Finanzbuchhaltung und eine rechtssichere Archivierung. Zudem geht in den meisten Unternehmen auch ein Großteil der Eingangsrechnungen digital per E-Mail ein. Werden diese in einem zentralen Postfach gebündelt, können die Rechnungen durch eine automatische Weiterleitung ohne Weiteres in Echtzeit an unsere digitalen Systeme weitergeleitet werden. Das sorgt für konsistente Datenbestände, spart Zeit und erhöht die Effizienz der gesamten Unternehmensorganisation.
Da Selbstständige und Freiberufler oft in kleineren Einheiten organisiert sind, stehen sie häufig vor der Herausforderung, ihr Kerngeschäft mit administrativen und steuerlichen Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Dabei sind zeitliche Ressourcen oft begrenzt und die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung sowie die Einhaltung steuerlicher Pflichten dennoch hoch. Genau hier setzt die digitale Steuerberatung an und sorgt dafür, dass sich viele Abläufe deutlich effizienter und schlanker gestalten lassen. Dadurch wird der organisatorische Aufwand für viele Selbstständige und Freiberufler massiv reduziert.
Gerade die für die Buchhaltung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen relevanten Belegprozesse lassen sich durch digitale Anwendungen erheblich vereinfachen. Belege können jederzeit und von überall per App, per Drag & Drop oder per E-Mail an unsere digitalen Tools übertragen werden. Ist das System richtig aufgesetzt, geschieht dies nahezu vollautomatisiert, ohne dass noch manuell eingegriffen werden muss. Die Zeitersparnis und die Reduktion von Fehleranfälligkeit ist dadurch erheblich.
Auch die übrigen laufenden steuerlichen Pflichten wie Lohnsteueranmeldungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder Jahresabschlüsse werden durch digitale Prozesse übersichtlich und effizient organisiert.
In der Steuerberatung geht es immer auch um hochsensible Daten – und zwar völlig unabhängig davon, ob es sich um private oder betriebliche Mandanten handelt. Der Schutz dieser Daten hat in unserer Kanzlei oberste Priorität. Obwohl wir als Steuerberater immer eine eigenverantwortliche fachliche Beratung und somit keine Auftragsdatenverarbeitung erbringen, unterliegen auch wir strengen Datenschutzvorschriften und schützen sämtliche uns zur Verfügung gestellten Daten vor unbefugtem Zugriff. Alle von uns genutzten digitalen Tools zur Zusammenarbeit mit unseren Mandanten werden in Deutschland gehostet und ermöglichen ausnahmslos eine sichere 2-Faktor-Authentifizierung. Der Zugriff auf die Daten ist klar geregelt und auf die Personen beschränkt, die tatsächlich damit arbeiten.
Grundlage für jede digitale Zusammenarbeit muss immer Vertrauen sein – um dieses Vertrauen zu schützen, haben wir einen externen Dienstleister dauerhaft damit beauftragt, unsere Sicherheitsstandards zu überwachen.
Franzi hat im Bachelor ganz klassisch BWL studiert und konnte dadurch früh ihre Liebe zum Steuerrecht entdecken. In 2015 folgte die Bestellung zur Steuerberaterin. Aktuell arbeitet sie am Abschluss des Fachberaters im internationalen Steuerrecht. Im Berufsalltag widmet sie sich allen Aspekten des Steuerrechts und unterrichtet an einer Hochschule Erbschaft- und Schenkungsteuer. Von 2017 bis 2021 war sie Partnerin der Kanzlei Dieckhöfer Brandenburger Löher. Aus dieser Konstellation hat sich unsere Kanzlei, wie wir sie heute kennen, entwickelt.
Ihre Liebe zu Steuern hat Helen erst mit Einstieg in den ersten Job entdeckt. Zuvor hat sie einen Bachelor und Master in Agrarökonomie absolviert. 2018 folgte die Bestellung zum Steuerberater. In 2021 ging sie noch einen Schritt weiter und legte das Wirtschaftsprüferexamen erfolgreich ab. Bis zu ihrer Partnertätigkeit in unserer Kanzlei war sie in einer renommierten, überörtlichen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig.
Sarah ist nach einem Studium im Fach Fahrzeugtechnik über Umwege in einer dualen Ausbildung gelandet - Berufsausbildung zur Steuerfachangestellten und paralleles Studium im Steuerrecht. Nach Abschluss des Studiums hat es sie aus dem Rheinland ins Ruhrgebiet zu einer großen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verschlagen. Wir sind froh, dass sie nun bei uns ist, denn als Steuerassistentin und Digitalisierungsmanagerin ist sie einfach unschlagbar.
Digitale Prozesse nehmen in der Steuerberatung zwar sowohl auf Mandanten- als auch auf Steuerberaterseite viel administrative Arbeit ab, aber den persönlichen Austausch ersetzen sie nicht. Bei individuellen Fragestellungen, strategischen Entscheidungen oder komplexeren Sachverhalten ist die direkte und persönliche Beratung immer ein wichtiger Bestandteil. Zwar kann der Austausch hier natürlich auch per Teams, Telefon oder schriftlich erfolgen, “wegdigitalisieren” lässt er sich aber nicht. Und das möchten wir auch nicht!
Der persönliche Kontakt zu unseren Mandanten ist uns wichtig und auch nur so können wir unsere Beratungen den Wünschen unserer Mandanten anpassen.
Der gute Kontakt zu unseren Mandanten und die Qualität unserer Arbeit sind zwei bedeutende Grundpfeiler in unserer Kanzleiphilosophie, weshalb unsere Mandanten feste und langjährige Ansprechpartner haben. Durch diese intensive Zusammenarbeit kennt der Ansprechpartner die Situation des Mandanten, versteht die betrieblichen Zusammenhänge und kann gezielt auf Entwicklungen eingehen. So kann – ergänzend zur technischen Optimierung – eine zielgerichtete Beratung erfolgen.
In dieser Kombination aus Digitalisierung und persönlichem Kontakt laufen die Routineaufgaben digital und effizient im Hintergrund, während für wichtige Themen weiterhin ein persönlicher Austausch möglich ist.
Digitale Steuerberatung bietet sich heute für nahezu alle Unternehmen und Privatpersonen an. Jedes Unternehmen, egal welcher Größe, profitiert davon, wenn Belege und Zahlen ihren Weg zum Steuerberater finden, ohne dass viel zusammengesucht und Papier hin und her geschickt werden muss. Und auch für Privatpersonen vereinfacht es das Leben enorm, die Belege digital an den Steuerberater zu übersenden und diese nicht alle ausdrucken zu müssen.
Gleiches gilt natürlich auch für den Transfer der Dokumente vom Steuerberater an den Mandanten – alle relevanten Unterlagen digital an einer zentralen Stelle vorzufinden, macht flexibel und ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff.
Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, ist es aber eine notwendige Voraussetzung, sich auf digitale Abläufe einzulassen und diese auch nachhaltig umzusetzen. Besondere Technikkenntnisse braucht es dafür allerdings nicht. Für Unternehmen ist der wichtigste Schritt die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs, in dem ausschließlich und möglichst lückenlos alle Eingangsrechnungen eingehen.
Auf dieses Postfach kann eine automatische Weiterleitung gelegt werden, die dafür sorgt, dass sämtliche eingehenden Rechnungen in Echtzeit entweder in unserem Mandantenportal oder in Unternehmen Online ankommen.
Wer sich mit digitalen Lösungen schwer tut oder bewusst bei Papier bleiben möchte, ist mit einer analogen Zusammenarbeit oft besser bedient.
Das einzig Entscheidende ist am Ende die eigene Arbeitsweise. Wer es gerne schnell, flexibel und übersichtlich hat, wird mit digitalen Prozessen gut zurechtkommen. Wer lieber bei gewohnten Abläufen bleibt und Belege gerne in der Hand hält, ist meist mit analogen Prozessen besser aufgestellt.
