Mit der Selbstständigkeit kommen nicht nur berufliche Freiheiten, sondern auch viel Verantwortung – unter anderem auch für die zahlreichen steuerlichen Pflichten. Denn viele Verpflichtungen, die bei Angestellten automatisch über den Arbeitgeber und die Gehaltsabrechnungen laufen, müssen nun eigenständig organisiert werden. Egal ob GmbH oder Einzelunternehmen – die Verpflichtungen sind vielfältig.
Dazu gehören beispielsweise die steuerliche Anmeldung beim Finanzamt, die Abgabe von Umsatzsteuer- und Lohnsteuervoranmeldungen, Gewinnermittlungen und Steuererklärungen. Gleichzeitig müssen Einnahmen und Ausgaben laufend dokumentiert werden, damit die steuerlichen Unterlagen vollständig und nachvollziehbar bleiben. Außerdem müssen Rücklagen für Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge gebildet werden.
Um bei all diesen komplexen Themen nicht den Überblick zu verlieren, gehört eine klare Trennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben zu den wichtigsten Grundlagen einer sauberen Buchhaltung. Aus diesem Grund sollte man auch ab dem ersten Tag der Selbstständigkeit ein separates Geschäftskonto haben, über das ausschließlich geschäftliche Transaktionen abgewickelt werden. Um die privaten Kosten decken zu können, überweist man sich, am besten monatlich, einen entsprechenden Betrag vom Geschäfts- auf das Privatkonto. Andernfalls hat man bei der Erstellung der Buchhaltung mit Unübersichtlichkeiten zu kämpfen, die sich sehr einfach hätten vermeiden lassen. Außerdem sollten Rechnungen, Belege und wichtige Unterlagen nicht erst kurz vor knapp zusammengesucht und gescannt, sondern schon laufend, möglichst automatisiert, an den entsprechenden Stellen gelagert werden. Im besten Falle natürlich digital.
Wer sich also von Anfang an gut organisiert, spart langfristig viel Zeit, Aufwand und Nerven. Außerdem unterstützt eine so strukturierte Ablage dabei, Fristen einzuhalten, den Überblick über die eigene wirtschaftliche Entwicklung zu behalten und steuerliche Risiken zu vermeiden.
Viele Selbstständige und Gesellschafter-Geschäftsführer kennen das Problem: In manchen Monaten laufen die Aufträge hervorragend, in anderen fallen die Einnahmen deutlich geringer aus – entweder wegen einer schlechteren Auftragslage oder wegen schlechter Zahlungsmoral der Kunden. Solche Schwankungen machen die steuerliche Planung oft schwierig, denn die quartalsweisen Ertragsteuer-Vorauszahlungen lassen sich nicht jedes Mal beliebig entsprechend der eigenen wirtschaftlichen Lage anpassen. Und auch die Umsatzsteuer-Vorauszahlungen hängen, zumindest bei Soll-Versteuerern nicht davon ab, ob die Kunden ihre Rechnungen auch wirklich bezahlt haben.
Aufgrund all dieser Unwägbarkeiten kann es vorkommen, dass hohe Steuerzahlungen fällig werden, obwohl die aktuelle Liquidität entsprechende Summen eigentlich nicht hergibt. Es ist daher absolut unerlässlich, in solchen Phasen auf finanzielle Rücklagen zurückgreifen zu können. Da diese in der Regel leider nicht vom Himmel fallen, ist die einzige Möglichkeit, solche Polster zu schaffen, indem man sich in guten Zeiten Geld für Steuerzahlungen zurücklegt.
Um unnötige und ungerechtfertigt hohe Steuerzahlungen zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle entstandenen Kosten, die als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, auch wirklich angesetzt werden. Wichtig sind dafür ordnungsgemäße Rechnungen, die auch wirklich in der Buchhaltung landen müssen.
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und dazu dienen, Einnahmen zu erzielen oder zu sichern. Geht man für das Unternehmen also zum Beispiel auf Geschäftsreise, aber lässt sich vom Hotel keine Rechnung auf das Unternehmen ausstellen und macht die Kosten folglich nicht steuermindernd geltend, muss man sich nicht wundern, wenn man mehr Steuern zahlen muss, als eigentlich nötig. Was so simpel klingt, ist oft herausfordernd, denn die Anzahl der monatlichen Eingangsrechnungen wächst – je nach Branche und Geschäftsfeld – sehr schnell. Es ist also wichtig, hier gute und automatisierte Prozesse zu etablieren.
Gleichzeitig ist aber nicht jede Ausgabe auch immer eine Betriebsausgabe. Die Beiträge zur Krankenkasse sind bei Gewerbetreibenden beispielsweise private Sonderausgaben und können im Unternehmen nicht gewinnmindernd angesetzt werden. Ist man jedoch Angestellter seiner eigenen GmbH, lassen sich diese Kosten bei Übernahme durch die GmbH zumindest zur Hälfte als Betriebsausgabe ansetzen und mindern somit die Steuerlast im Unternehmen. Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden sind zum Beispiel zu 70 % abziehbar. Auf der anderen Seite sind die Kosten für den Restaurantbesuch, bei dem der Unternehmer alleine mit seinem Laptop am Tisch saß und während des Essens seine E-Mails bearbeitet hat, immer private Kosten, die nicht (auch nicht anteilig) angesetzt werden können. Die Kategorisierung von Kosten kann einen je nach Anlass und Rechtsform also vor Herausforderungen stellen. Eine saubere Zuordnung ist aber für die korrekte Berechnung der Steuerlast absolut unerlässlich.
Und nicht nur die korrekte Höhe der Steuer ist entscheidend, sondern auch der Zeitpunkt der Zahlung beziehungsweise der Meldung. Das Finanzamt spannt jeden Unternehmer mit zahlreichen Fristen ein, die im hektischen operativen Alltag nicht untergehen dürfen. Verspätete Zahlungen, Steueranmeldungen (egal, ob Lohnsteuer, Umsatzsteuer oder Kapitalertragsteuer) oder Steuererklärungen führen schnell zu teilweise empfindlichen Verspätungs- und Säumniszuschlägen. Gibt man zudem zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät ab, kann das Finanzamt die bereits bewilligte Dauerfristverlängerung wieder entziehen. Und dadurch wird der Druck, Fristen einzuhalten, noch größer.
Im Alltag vieler Unternehmer bleibt neben dem operativen Tagesgeschäft und der strategischen Unternehmensentwicklung oft wenig Zeit für die steuerlichen Verpflichtungen. Da diese sich aber leider nicht von selbst erledigen, ist hier häufig steuerliche Beratung und Unterstützung gefragt. Da die Lohn- und Finanzbuchhaltung mit den entsprechenden Steueranmeldungen, sowie die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen sich leicht outsourcen lassen, kann so sichergestellt werden, dass steuerliche Pflichten laufend und korrekt erfüllt werden. Außerdem kann auf diese Weise schnell erkannt werden, wenn Betriebsausgaben oder Rechnungen fehlen, Belege nicht ordnungsgemäß sind oder sonstige Unstimmigkeiten auftreten. Bei einer professionellen und ordentlichen Buchhaltung ist außerdem der Schritt zum fertigen Jahresabschluss sehr klein, sodass sich die Bearbeitungszeiten hier deutlich verkürzen können. Auch kann steuerlicher Beratungsbedarf auf diesem Wege zügig erkannt und bedient werden, sodass Möglichkeiten zur steuerlichen Gestaltung effizient genutzt werden können.
Hinzu kommt, dass steuerliche Sachverhalte zwar nicht plötzlich, sondern ganz allmählich, aber dafür kontinuierlich, an Komplexität gewinnen. Deswegen ist eine laufende Überwachung der wirtschaftlichen und steuerlichen Situation wichtig, um möglicherweise notwendige Anpassungen rechtzeitig vornehmen zu können. Nur so können unangenehme Überraschungen verhindert werden.
Neben den laufenden Meldungen gehört natürlich auch die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen zu den zentralen Aufgaben des Steuerberaters. Dazu zählen insbesondere die Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer- sowie die Einkommensteuererklärung. Bei bilanzierenden Unternehmen kommt außerdem noch die E-Bilanz und bei Kapitalgesellschaften wie der GmbH die Offenlegung beziehungsweise Hinterlegung beim Unternehmensregister hinzu.
Dadurch, dass man sich als Unternehmer nicht höchstpersönlich selbst um diese Themen kümmern muss, bleibt mehr Zeit für die operative Tätigkeit, die strategische Entwicklung und möglicherweise sogar für Flexibilität und Freiheit – der Grund, aus dem die meisten Unternehmer sich überhaupt selbstständig machen.
Steuerberatung endet nicht bei der Erstellung der Buchhaltung und der Steuererklärungen. Steuerberatung ist die frühzeitige Analyse, Gestaltung und Optimierung steuerlicher Sachverhalte mit dem Ziel, steuerliche Pflichten zwar korrekt zu erfüllen, aber gleichzeitig legale steuerliche Vorteile bestmöglich zu nutzen. Und somit ist steuerliche Gestaltung immer dann sinnvoll und auch nur dann möglich, wenn steuerliche Entscheidungen frühzeitig geplant werden. Denn steuerliche Konsequenzen von Entscheidungen machen sich zumeist immer nur in der Zukunft bemerkbar. Steuerliche Gestaltung muss daher frühzeitig angegangen werden.
So sollten Investitionen zwar immer in erster Linie unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten betrachtet werden, aber auch ein Blick auf die steuerlichen Konsequenzen lohnt sich oft. Können stille Reserven aus Rücklagen übertragen werden? Lohnt sich ein Investitionsabzugsbetrag und wenn ja: Was passiert, sollte die Investition doch nicht getätigt werden? Außerdem ist auch wichtig, dass die Unternehmer steuerliche Gestaltungsmodelle wirklich verstehen und sich über die Kosten und Konsequenzen im Klaren sind. Nur so können wirklich fundierte und sinnvolle Entscheidungen getroffen werden.
Ein Thema, das Unternehmer auch gerne vor sich herschieben, ist die Frage nach ihrer finanziellen Absicherung im Alter. Auch hier kann ein Steuerberater unterstützend zur Seite stehen. Es gibt verschiedene Modelle, die steuerlich begünstigt sein können und langfristige Vorteile bieten. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt immer von der persönlichen und beruflichen Situation ab. Eine individuelle steuerliche Beratung hilft dabei, passende Möglichkeiten frühzeitig zu erkennen und sinnvoll in die persönliche Planung einzubinden.
Das deutsche Steuerrecht bietet in vielen Bereichen legale Gestaltungsspielräume. Ziel einer guten Steuerplanung ist es deshalb nicht nur, Pflichten zu erfüllen, sondern die persönliche Steuerbelastung sinnvoll zu optimieren.
Franzi hat im Bachelor ganz klassisch BWL studiert und konnte dadurch früh ihre Liebe zum Steuerrecht entdecken. In 2015 folgte die Bestellung zur Steuerberaterin. Aktuell arbeitet sie am Abschluss des Fachberaters im internationalen Steuerrecht. Im Berufsalltag widmet sie sich allen Aspekten des Steuerrechts und unterrichtet an einer Hochschule Erbschaft- und Schenkungsteuer. Von 2017 bis 2021 war sie Partnerin der Kanzlei Dieckhöfer Brandenburger Löher. Aus dieser Konstellation hat sich unsere Kanzlei, wie wir sie heute kennen, entwickelt.
Ihre Liebe zu Steuern hat Helen erst mit Einstieg in den ersten Job entdeckt. Zuvor hat sie einen Bachelor und Master in Agrarökonomie absolviert. 2018 folgte die Bestellung zum Steuerberater. In 2021 ging sie noch einen Schritt weiter und legte das Wirtschaftsprüferexamen erfolgreich ab. Bis zu ihrer Partnertätigkeit in unserer Kanzlei war sie in einer renommierten, überörtlichen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig.
Sarah ist nach einem Studium im Fach Fahrzeugtechnik über Umwege in einer dualen Ausbildung gelandet - Berufsausbildung zur Steuerfachangestellten und paralleles Studium im Steuerrecht. Nach Abschluss des Studiums hat es sie aus dem Rheinland ins Ruhrgebiet zu einer großen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verschlagen. Wir sind froh, dass sie nun bei uns ist, denn als Steuerassistentin und Digitalisierungsmanagerin ist sie einfach unschlagbar.
In vielen Unternehmen und Kanzleien in Deutschland wird in Sachen Buchhaltung noch gearbeitet wie vor 20 Jahren. Dabei sind digitale und automatisierte Buchhaltungsprozesse der Effizienztreiber Nummer 1 im Zusammenhang mit rechnungslegungsbezogenem Verwaltungsaufwand. Die Prozesse lassen sich so weit automatisieren, dass es nicht mehr nötig ist, gut bezahlte und eigentlich auch gut ausgelastete Mitarbeiter jeden Monat damit zu beschäftigen, Belege zusammenzusuchen und zum Steuerberater zu übertragen. All das kann bei einer digitalen Steuerberatung vollautomatisiert erfolgen. Und gleichzeitig kann das Risiko, Belege zu verlieren und Kosten somit nicht ansetzen zu können, vollständig eliminiert werden.
Alles, was man dafür tun muss, ist, die Prozesse entsprechend einzurichten. Und das geht schneller als gedacht.
Benötigt wird dafür in erster Linie ein E-Mail-Postfach für die Eingangsrechnungen. Auf dieses Postfach wird eine automatische Weiterleitung an die E-Mail-Adresse gelegt, die man für diese Zwecke vom Steuerberater erhalten hat. So landen alle Eingangsrechnungen vollautomatisiert beim Steuerberater, ohne dass dafür noch etwas getan werden muss. Um sicherzustellen, dass auch alle Eingangsrechnungen dort landen, muss lediglich allen Lieferanten mitgeteilt werden, dass Rechnungen künftig nur noch per E-Mail an dieses Postfach zu gehen haben. Sollte man einmal Quittungen der Supermarktkasse erhalten, lassen sich diese mit dem Smartphone direkt scannen und ebenfalls per E-Mail an dieses E-Mail-Postfach senden.
Digitale und automatisierte Prozesse dieser Art ermöglichen eine flexible und ortsunabhängige Zusammenarbeit zwischen Selbstständigen und Steuerberater.
Dokumente können jederzeit online ausgetauscht, Auswertungen digital bereitgestellt und Rückfragen schnell per Videokommunikation oder Mandantenportal geklärt werden. Dadurch sind persönliche Vor-Ort-Termine nicht mehr zwingend erforderlich. Besonders für mobile Unternehmer oder Unternehmen mit mehreren Standorten bieten digitale Lösungen eine deutliche Erleichterung in der Zusammenarbeit.
Dadurch, dass die Belege alle laufend beim Steuerberater eingehen, kann die Erstellung der Buchhaltung direkt zu Beginn des Folgemonats begonnen werden oder bei Wunsch laufend erfolgen. Entsprechend können die Buchhaltungauswertungen bereits wenige Tage später zur Verfügung stehen, was ein deutlich effektiveres – da schnelleres – Controlling ermöglicht. Dadurch verbessern sich die Planungssicherheit und somit auch eine gezielte Unternehmenssteuerung.
Egal ob im Einzelunternehmen oder in der GmbH – mit dem Wachstum des Unternehmens verändern sich auch die steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen. Während in der Gründungsphase häufig die grundlegende Buchhaltung und steuerliche Registrierung im Vordergrund stehen, gewinnt in der Skalierungsphase die strategische Planung zunehmend an Bedeutung. Steuerliche Begleitung und Beratung unterstützen dabei, Prozesse frühzeitig anzupassen, Liquidität zu sichern und steuerliche Risiken zu vermeiden. Gleichzeitig können Wachstumschancen gezielt genutzt und die finanzielle Struktur des Unternehmens nachhaltig optimiert werden.
Auch die Erweiterung des Geschäftsmodells oder die Einstellung neuer Mitarbeiter können diverse neue steuerliche Verpflichtungen mit sich bringen. Neue Tätigkeitsfelder oder die Erweiterung der Geschäftstätigkeit ins Ausland können beispielsweise Auswirkungen auf die Umsatzsteuer mit sich bringen. Steigender Umsatz oder Gewinn können einen Wechsel der Gewinnermittlungsart nach sich ziehen und die Einstellung von Mitarbeitern führt dazu, dass künftig nicht nur Umsatzsteuer-, sondern auch Lohnsteuervoranmeldungen erstellt und an das Finanzamt übermittelt werden müssen. Und zusätzlich müssen auch die Sozialversicherungsbeiträge ermittelt, gemeldet und abgeführt werden.
Mit zunehmendem Unternehmenswachstum kann es außerdem Sinn ergeben, die Rechtsform des Unternehmens zu wechseln und aus einem Einzelunternehmen beispielsweise eine GmbH zu machen. Oft lohnt sich die Gründung einer GmbH aber auch schon von Beginn an – ob und wann das der Fall ist, lässt sich am besten im Gespräch mit einem Steuerberater erörtern. Dabei spielen Aspekte wie Haftung, steuerliche Belastung, privater Bedarf an finanziellen Mitteln, Gewinnverwendung und Finanzierungsmöglichkeiten eine wichtige Rolle. Eine steuerliche Prüfung unterstützt dabei, die passende Rechtsform zu wählen und den Wechsel rechtlich sowie steuerlich korrekt umzusetzen.
Ein Steuerberater begleitet Unternehmen nicht nur bei den laufenden Deklarationsaufgaben wie Abschlusserstellung und Steuererklärungen, sondern unterstützt auch bei langfristigen strategischen Entscheidungen. Eine kontinuierliche steuerliche Beratung schafft dabei Weitblick, Sicherheit und Transparenz. Durch die frühzeitige Einbindung in unternehmerische Entscheidungen können Risiken reduziert und wirtschaftliche Potentiale besser ausgeschöpft werden. Damit wird der Steuerberater zu einem wichtigen langfristigen Partner für die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens.
